Niveles de gestión de los SPEIS

Muchas veces habremos escuchado nivel estratégico, táctico, operatividad… incluso en distintos contextos, pero especialmente en el de gestión de organizaciones.

Una organización poco compleja se podría gestionar de forma intuitiva (sobre la marcha que se suele decir) e ir aprendiendo a base del principio acción/reacción, pero existen sistemas de gestión que permiten planificar y gestionar de forma sistemática distintas organizaciones, implementando un sistema de calidad que involucre a todos los niveles de la organización, y que cada uno de sus miembros conozca el plan y sepa cuál es su papel en el mismo en cada momento.

Esta forma de llevar a cabo la gestión ordenada y planificada de una organización tiende a cumplir con un estándar de calidad en la misma (ISO 9001:2015).

Si bien en un principio la norma de calidad sólo contemplaba los niveles táctico y operativo, en su última versión se ha visto necesario introducir el nivel estratégico, dado que la propia gestión de calidad es una decisión “estratégica” y no táctica u operativa únicamente.

¿Pero de qué estamos hablando? ¿qué son esos niveles?

Veamos cada nivel:

NIVEL ESTRATÉGICO: PUNTO DE VISTA COMO ORGANIZACIÓN

En este nivel comienza todo

• Se trata de un nivel en el que se planifican los objetivos generales de la organización a corto, medio y largo plazo. 
• Se definen los recursos que se utilizarán y cómo administrar dichos recursos.
• Se lleva a cabo por las gerencias y jefaturas de los servicios; como podrían ser gerentes, inspectores y oficiales.

En definitiva, en el contexto de los SPEIS hablaríamos de un PLAN ESTRATÉGICO, un plan de futuro en el que quede claro dónde estamos y hacia dónde queremos ir, sin entrar en los pequeños detalles de su ejecución, pero sí de su punto de vista general, de su desarrollo y financiación.

Es imprescindible que cuente con un mecanismo de evaluación que permita ser revisado y actualizado de forma permanente; es decir, un plan no ha de ser algo estanco, sino muy al contrario, ha de ser algo permeable, abierto al cambio y a la adaptación y al feedback de todos los miembros de que participan en él.

Este plan normalmente se suelen programar a medio plazo, con un horizonte que oscila entre 5 y 10 años

El plan mejora si tenemos en consideración una fase previa:

• Definir claramente funciones y competencias delegadas en el SPEIS, así como los valores y misiones del servicio de bomberos
• Definir las fuentes de financiación y sanear las cuentas
• Hacer un mapa de riesgos
• Hacer un análisis de necesidades asistenciales en nuestras zonas operativas (qué servicios se necesitan y qué podemos hacer nosotros sin abandonar nuestro cometido)
• Actualizar la RPT
• Contar con un reglamento de funcionamiento interno que incluya mecanismos de actualización permanente del mismo
• Poner en marcha un sistema informático que centralice la gestión interna y corporativa (gestión administrativa y servicios al personal) y que permita la interacción con el usuario (solicitudes, etc.)
• Contar con herramientas TIC que faciliten la gestión administrativa y operativa (prescindiendo del papel, agilizando las gestiones, reduciendo los errores humanos, etc.)
• Establecer un mecanismo óptimo de comunicación jerárquizado, que permita que la información fluya bidireccionalmente
• Apoyarse durante el proceso en las normas ISO, al menos en: 9001, 9004, 19011, 14001, 31000 y 26000 (existen incluso herramientas informáticas que facilitan la implementación de dichas normas en una organización).

NIVEL TÁCTICO: PUNTO DE VISTA COMO SECCIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN

En este nivel llega a los parques y grupos especiales

• Este nivel desarrolla detalladamente el plan estratégico mediante instrucciones, procedimientos, órdenes, proyectos, etc.
• Es el nivel en el que se ejecutan las acciones de la mano de los mandos de nivel superior y medio como podrían ser oficiales, suboficiales, sargentos y cabos.
• La diferencia fundamental respecto del nivel estratégico es que este nivel no se refiere a la gestión de todo el SPEIS, sino al desarrollo de proyectos o partes específicas del plan estratégico o su aplicación a un área determinada; como podría ser una zona operativa o un parque. Es necesario tener claro cómo proceder en cada una de las acciones que se llevan a cabo y transmitir y supervisar cada una de ellas en el nivel siguiente.

Este nivel normalmente se suelen programar a medio plazo, con un horizonte que oscila entre 1 y 3 años 

NIVEL OPERATIVO: PUNTO DE VISTA DE LAS MISIONES ESPECÍFICAS 

En este nivel se hacen realidad los contenidos del plan

• Este nivel se corresponde con el desarrollo del trabajo por parte de los turnos y las jefaturas de los parques. Y se pueden asignar a personas, grupos, turnos o equipos concretos.
• En las zonas operativas o los parques no sólo habrá que atender las emergencias sino que habrá que implementar los procesos que se planifiquen en los niveles superiores tales como la formación, la trazabilidad de los EPI, la descontaminación, mantenimiento de los vehículos y material, revisiones, prácticas, acciones preventivas, organización del turno de guardia, logística…

Este nivel normalmente se suelen programar a medio plazo, con un horizonte que oscila entre 3 y 6 meses 

Para que todo ese entramado funcione de forma óptima es interesante comenzar por disponer de un PLAN ESTRATÉGICO o de desarrollo a medio plazo, siguiendo por implementar procedimientos de trabajo, instrucciones técnicas, protocolos, crear grupos y equipos de trabajo, hacer estudios concretos, disponer de un reglamento de organización interna…en definitiva, no tenemos que inventar nada nuevo, sino planificar y llevar a los SPEIS los principios de calidad que establecen las propias normas ISO.

¿Cómo crees que se lleva a cabo la gestión en tu SPEIS? ¿se aplican estos criterios? ¿habéis hecho un plan de calidad? ¿conocéis vuestro plan estratégico? ¿existe como tal?…